Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Làm Gì

Bạn mới tìm hiểu về lĩnh vực xuất nhập khẩu, muốn đổi nghề làm Cus - nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Vậy nhân viên chứng từ phải làm những gì, trung tâm Lê Ánh sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc này trước khi quyết định có nên theo nghề này không nhé.

Đặc Thù Công Việc Và Những Yêu Cầu Với Nhân Viên Chứng Từ

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải xử lý rất nhiều công việc do đặc thù xuất nhập khẩu là công việc giải quyết những tình huống vận tải và sử dụng hàng hóa.

Vì vậy, họ cần sự tập trung, khả năng tư duy logic và cả kỹ năng đàm phán trong công việc vì mỗi tình huống vận chuyển khác nhau, đòi hỏi nhân viên chứng từ phải nắm được bản chất công việc mình đang làm. Nhân viên chứng từ phải cẩn thận và cần thái độ tốt trong công việc. Mọi sai lầm đều có thể dẫn đến hao tổn chi phí của các bên nên có câu nói thế này: “Mọi sai lầm đều phải trả giá bằng tiền hoặc rất nhiều tiền”. Vì thế, bạn phải biết cách tự chịu trách nhiệm trong công việc.

Cách tốt nhất ở đây là biết cách tổ chức, sắp xếp công việc sao cho hợp lý, làm việc theo trình tự để đảm bảo công việc của 1 ngày được hoàn thành.

Chi Vũ Thị Tuyết nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu trong công ty dịch vụ forwader chia sẻ:

“những tháng cuối năm đi làm về muộn thường xuyên, OT liên tục phải nhờ người đón con, công việc áp lực lắm. Nhưng thu nhập cũng tăng nên mình vẫn theo nghề tới giờ”

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là một chuyên gia hoặc nhân viên chịu trách nhiệm xử lý và quản lý các thủ tục và chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Với vai trò quan trọng trong lĩnh vực thương mại quốc tế, cần phải đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển qua biên giới và qua các cửa khẩu một cách hợp pháp, hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Kiến thức cần có của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý và quản lý các chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của một doanh nghiệp. Để làm việc hiệu quả trong vai trò này, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần có những kiến thức cơ bản sau đây:

– Kiến thức về quy trình xuất nhập khẩu: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần nắm vững quy trình và quy định liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Điều này bao gồm việc hiểu về các loại tài liệu xuất nhập khẩu, quy trình làm hồ sơ xuất nhập khẩu, c, đóng gói, vận chuyển, và các yêu cầu về chứng từ và giấy tờ liên quan.

– Kiến thức về loại hình xuất nhập khẩu: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần hiểu về các loại hình xuất nhập khẩu. Họ nên biết cách xác định và phân loại các giao dịch xuất nhập khẩu theo loại hình tương ứng.

– Kiến thức về chứng từ xuất nhập khẩu: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần nắm vững các loại chứng từ xuất nhập khẩu thông thường như hóa đơn xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất nhập khẩu, vận đơn, hóa đơn vận chuyển, chứng từ thanh toán, v.v. Họ cần biết cách kiểm tra, xác nhận, và lưu trữ các chứng từ này theo quy định và yêu cầu của cơ quan chức năng và các bên liên quan.

– Kiến thức về pháp luật và quy định xuất nhập khẩu: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần hiểu về các quy định, quy chế và luật pháp liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.

Điều này bao gồm việc nắm vững các quy định về hải quan, thuế xuất nhập khẩu, quy tắc xuất nhập khẩu, các hiệp định thương mại quốc tế, và các yêu cầu khác về xuất nhập khẩu.

– Kiến thức về hệ thống và công cụ quản lý xuất nhập khẩu: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần làm quen và sử dụng các hệ thống và công cụ quản lý xuất nhập khẩu hiện đại. Điều này bao gồm việc sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập khẩu, công cụ xử lý chứng từ điện tử, hệ thống theo dõi và giám sát giao dịch xuất nhập khẩu, v.v.

Nên học xuất nhập khẩu ở đâu tại Hà Nội và TPHCM

III. Yêu cầu công viêc của nhân viên chứng từ xuất nhập như thế nào

Một đặc điểm chung rất nhiều người nghĩ phải giỏi tiếng anh mới làm được nhân viên Cus nhưng thực tế không phải như vậy.

Bạn chỉ cần đọc hiểu và nắm được những cách giao tiếp cơ bản, mẫu văn bản chứng từ bằng tiếng anh cần lưu ý chính là có thể làm tốt được công việc này rồi, không cần thiết phải nghe gọi tiếng anh thành thạo.

Thực tế rất nhiều người làm xuất nhập khẩu không nói được ngoại ngữ nhưng vẫn được đánh giá cao về năng lực. Nếu bạn biết ngoại ngữ đây thực sự là một lợi thế hơn hẳn những ứng viên khác rồi.

Nhân viên chứng từ đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối vì mọi sai lầm đều phải trả giá bằng tiền

Cần biết rõ quyền hạn và trách nhiệm công việc của mình bạn không nên vượt quyền xem nhẹ tính chuẩn mực trong công việc vì sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ công việc của tất cả mọi người sau này.

- Về Nghiệp vụ Xuất nhập khẩu, vị trí này cũng không đòi hỏi quá cao. Nhân viên Chứng từ chỉ cần theo yêu cầu của các bộ phận khác hoặc của khách hàng soạn thảo các bộ chứng từ để phục vụ các thủ tục hành chính và Thông quan.

Vậy công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần phải làm những gì, có phải tất cả những gì bạn được học sẽ phải làm xuât nhập khẩu không?, các bạn tham khảo tại đây nhé.

Có nhiều công việc không tên nhưng bạn sẽ phải chung những việc sau:

- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và xắp xếp theo tiến độ của công việc.

- Làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, invoice, PO, Packing list, DO…

- Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đăc biệt. Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết

- Làm House Bill, Hoặc Telex Release trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí DEM/DET, vệ sinh, vận chuyện cont…

- Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A …

- Lưu trữ và phân loại chứng từ khoa học, xếp lịch cho những khách hàng tiếp theo, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao nhận hàng, giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi….

- Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảo đảm tiến độ công việc

Để thích nghi và làm tốt được công việc này bạn nên học viêc tại các công ty có phòng xuất nhập khẩu như vậy sẽ giúp bạn tiến bộ nhanh hơn. Tuy nhiên không phải ai cũng có may mắn tìm được việc từ khi chưa có kinh nghiệm hoặc được hỗ trợ nhiệt tình, nếu bạn chưa biết làm gì để trở thành nhân viên chứng từ nên đăng ký khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế tại các trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu thực tế, sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt và làm quen nhanh với công việc này.

Qua những chia sẻ từ giảng viên của Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh tin rằng bạn đã biết được nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải làm những gì rồi phải không?

Nếu bạn muốn học xuất nhập khẩu thì có thể liên hệ tới xuất nhập khẩu Lê Ánh để biết chi tiết Lịch khai giảng khóa học xuất nhập khẩu Hà Nội, TPHCM, hay theo hình thức online tương tác trực tiếp cùng giảng viên, bạn vui lòng xem thêm tại: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/

Bạn muốn làm việc tại vị trí nhân viên chứng từ Xuất Nhập khẩu nhưng lại chưa có hiểu biết nhiều về vị trí này. Bài viết này sẽ tổng hợp những thông tin quan trọng và giúp bạn trả lời câu hỏi “nhân viên chứng từ Xuất Nhập Khẩu là làm gì?”. Mời bạn đọc tham khảo.